Administrar o Tempo de Forma Prática

Como Administrar o Tempo de Forma Prática

O mundo contemporâneo tem exigido de todos nós urgência em tudo.

Índice de Conteúdo

São infinitas as demandas, de todas as naturezas e de todos os lados.

E o sentimento que fica é o seguinte: darei conta?

Como posso me organizar para ter tempo suficiente para fazer todas as minhas obrigações?

Quando atendo como coach clientes que buscam aumentar sua produtividade e melhorarem a gestão do seu tempo, a primeira questão que busco trabalhar é a conscientização.

Conscientização em vários níveis.

Muitas vezes a pessoa se comporta de forma automática, sem perceber que determinados hábitos estão por trás dos altos níveis de estresse e da pouca qualidade de vida.

O primeiro nível de conscientização é dimensionar o tempo gasto em atividades “inúteis”, ou seja, que trazem pouco ou nenhum resultado para a vida delas.

Um dos maiores vilões da atualidade são as mídias sociais.

Embora tenham seu papel, de trazer em tempo real tudo o que acontece no mundo, muitas pessoas chegam a gastar mais de três horas diárias navegando nas redes sociais, assistindo a vídeos enviados por WhatsApp ou curtindo e comentando postagens de outras pessoas.

E a grande questão é que, como a pessoa acessa as redes sociais durante alguns minutos ao longo do dia, ela não se dá conta que no total esses “minutinhos” se tornam horas.

Desligar as notificações do celular, do e-mail e dos aplicativos além de resistir à tentação de verificar a todo momento esses dispositivos é a primeira orientação para quem quer ter mais tempo e ser mais produtivo.

Estudos científicos demonstram que fazer pequenas pausas durante o expediente de trabalho tornam o colaborador mais produtivo.

Portanto, reserve esse tempo de pausa para acessar esse tipo de conteúdo. Uma estratégia é colocar um alarme no celular, por exemplo, para se lembrar dos horários de pausa.

Alongue seu corpo, movimente-se um pouco e perceba que, ao retornar ao trabalho, você se encontrará muito mais focado e concentrado.

Falando ainda de tecnologia, outro ponto a destacar é a gestão da caixa de e-mails.

Reservar momentos específicos do dia, por exemplo, ao chegar ao trabalho, antes ou depois do almoço e no final do expediente, também ajuda a economizar tempo.

Quando estiver lendo seus e-mails, procure responder imediatamente.

Senão, a probabilidade desta mensagem ficar na sua caixa de entrada como uma “pendência” é muito grande.

E o acúmulo das que foram lidas e não respondidas se transforma em uma nova atividade, além de provocar sentimentos como culpa, angústia, frustração e ansiedade.

A mente se ocupa em pensar o que deveria ter sido feito e não foi.

Como regra geral, procure fazer tudo aquilo que pode ser resolvido em menos de três minutos, de forma imediata, sem procrastinar.

Começar e terminar uma tarefa traz a sensação de bem-estar do “dever cumprido”.

Outro nível de conscientização diz respeito a consciência do perfeccionismo e da necessidade de controlar tudo.

Muitas pessoas sofrem imensamente e se sobrecarregam ao absorver mais tarefas que são capazes de dar conta.

Têm dificuldade em dizer “não” ou não confiam que outras pessoas realizem tão bem quanto elas mesmas fariam aquilo que lhes foi pedido.

Aprender a delegar tudo aquilo que não depende estritamente de você e aceitar que as tarefas serão feitas de uma forma diferente, mas não necessariamente melhor ou pior do que você faria, deixa o profissional com mais tempo livre para focar naquilo em que ele é essencial e faz de melhor.

Fazer tudo é anti produtivo.

Busque parcerias com outros colaboradores da sua empresa.

Veja o que cada um faz com excelência e trabalhem como em um time.

Se você for o gestor da equipe, identifique os talentos dos seus subordinados e delegue a cada um uma tarefa onde ele possa exercer esse talento. Coordene esse time.

Às vezes, o nível pessoal de auto cobrança é tão alto que o profissional leva atividades para finalizar em casa, deixando de ter tempo para a família, para atividades físicas ou momentos de lazer.

E essa é uma falsa sensação de produtividade.

Primeiro porque as demandas de trabalho nunca deixarão de existir. A possibilidade de eliminar a “pilha de coisas” a serem feitas é nula.

Segundo porque, ao abrir mão do tempo dedicado a saúde e ao autocuidado, essa “conta” será enviada um dia, seja na forma de doenças físicas, mentais ou desgastes em relacionamentos pessoais.

Assim que, nas sessões de Coaching, estimulo meus clientes a dedicarem parte do seu tempo a alguma atividade que lhes dê prazer, como uma espécie de válvula de escape.

Pode ser exercendo um hobby, praticando atividades de voluntariado ou simplesmente estando consigo mesmo, através de práticas de respiração e/ou meditação.

Ainda falando sobre cuidados pessoais, que impactam na produtividade muito mais do que as pessoas imaginam, colocar um alarme-lembrete para encher uma garrafa de água por exemplo, pode ajudar a criar o hábito de hidratar-se corretamente ao longo do dia.

O terceiro nível de conscientização tem a ver com a capacidade do indivíduo de eleger prioridades e não tratar tudo o que tem para fazer como urgente.

Um exercício bastante simples é anotar em uma folha de papel ou no bloco de notas do celular tudo que é necessário realizar.

Em um primeiro momento, a tarefa é anotar livremente, tudo o que lhe vem à cabeça, como uma “grande tempestade de ideias”.

Feito isso, o segundo passo é colocar um número para cada item a ser cumprido da lista, os colocando em ordem de prioridade.

A orientação para aumentar a produtividade é buscar fazer primeiro aquelas atividades que geram mais resultados positivos no médio prazo e também aquelas, que caso não sejam feitas, tenham mais consequências negativas.

Seguindo o princípio de Pareto, a estratégia é fazer primeiro 20% das atividades que trarão 80% dos resultados.

Se não for tão fácil identificar exatamente essa relação 20/80, comece simplesmente executando as 3 ou 4 tarefas iniciais da sua lista. Fazer e seguir um checklist já ajuda bastante na execução das tarefas.

Ao longo do dia e à medida que os dias da semana vão passando, é natural se sentir menos produtivo, em virtude do cansaço acumulado. Então uma dica é começar a semana com as tarefas mais complexas, que demandam mais investimento cognitivo e afetivo.

Utilizar sempre as primeiras horas de cada dia para as tarefas menos prazerosas e consideradas mais difíceis de executar. Assim, a sensação de “dever cumprido” ao final da “pior parte” preenche o indivíduo durante o restante do dia.

Outra estratégia que ajuda a concluir tarefas extremamente demoradas ou complexas, é fracioná-la.

Transformar uma grande meta em várias metas menores a torna mais exequível.

Dedicar um horário fixo e diário para a execução de uma parte da macro tarefa ajuda a criar uma rotina de trabalho, que depois de estabelecida, se torna menos pesada de ser cumprida.

Por fim gostaria de pontuar a questão das crenças limitantes.

Pensamentos como “trabalho melhor sob pressão“ ou “produzo mais quando um prazo de entrega se aproxima” são apenas crenças, que não colaboram em nada para a produtividade.

Eliminar a procrastinação e executar o planejamento diariamente nos leva na direção de uma vida com menos estresse e mais qualidade de vida.

Este conteúdo foi útil?

Rolar para cima