Otimização de Produtividade

Como Aumentar a Produtividade da Equipe

O ano de 2016 será desafiador para cidadãos e empresas. Os cenários político e econômico estão instáveis e as perspectivas são ainda incertas. Os impactos no mundo corporativos são grandes, devido à desaceleração econômica, queda de consumo, alta taxa de juros, dólar nas alturas, entre outros aspectos nefastos. Entretanto, as empresas estão aí e precisam encontrar meios de atingir suas metas, a despeito das demissões algumas vezes necessárias. Uma das maneiras de fazer isso é aumentando a produtividade das equipes. Para isso, há uma série de ações que podem trazer bons resultados.

São elas:

1. Planeje, estabeleça metas e as monitore: Saiba qual o resultado desejado. As metas, prazos e as ações a serem realizadas precisam ser comunicados de forma clara e precisa para que todos saibam exatamente o que é esperado de cada um. Planejar também significa estar preparado para todo o tipo de situação, incluindo crises, corte de gastos e outras. Estabeleça, por exemplo, metas trimestrais e estratifique o trabalho em partes menores que possam ser facilmente atribuídas e monitoradas. Procure, também, vislumbrar possíveis obstáculos e já estabeleça planos de contingências, caso ocorram. Isso fará com que a empresa esteja sempre um passo a frente!

2. Invista em formação e desenvolvimento: Capacite a equipe e a atualize sempre que necessário. Isso resultará em um trabalho bem feito, mitigando a ocorrência de erros e aumentando a produtividade e a qualidade do serviço prestado.

3. Mantenha a equipe motivada e inspirada: Um estudo de 2011 realizado pela consultoria McKinsey, com 1.374 executivos de todo o mundo, mostra que executivos investem apenas 18% de suas horas gerenciando e motivando pessoas. Tenha em mente que as pessoas não se motivam pelas mesmas coisas. Compartilhar missão, visão e valores com a equipe é fundamental para criar um sentimento de pertencimento. Investir tempo em recursos neste quesito é muito importante e gera impacto s substanciais na produtividade.

4. Incentive a comunicação clara: Comunicação é fundamental. Uma boa comunicação é a base de qualquer bom relacionamento. Quando não há boa comunicação com a equipe fica difícil cobrar resultados, fazer com que as pessoas trabalhem coesas e ajudem umas às outras. O líder deve estar de portas abertas para escutar verdadeiramente a equipe. Se as pessoas perceberem que têm abertura para levar seus problemas e dificuldades para as lideranças, sentir-se-ão mais confiantes em desenvolver um bom trabalho, mais comprometidas com suas tarefas e produzirão mais sem a necessidade de cobranças constantes por resultados. Aqui também vale o bom e velho feedback, sempre contribuindo para lapidar um ou outro aspecto ou fortalecer algo em destaque.

5. Invista em tecnologia: Não há necessidade de gastos nababescos, mas forneça recursos para a equipe fazer o trabalho de forma efetiva e eficiente. Investir em bons sistemas de gestão, controle de ponto e estoque, tablets ou smartphones e bons computadores, tudo isso é fundamental para que os colaboradores dirijam a atenção para tarefas onde sejam mais produtivos.

6. Reveja o fluxo de trabalho: Ao revisar as rotinas e fluxos de trabalho será possível eliminar tarefas desnecessárias, os “ralos” de produtividade e possibilitará encontrar falhas. Neste processo, relatórios podem ser reduzidos, procedimentos simplificados e controles fortalecidos. E, talvez o mais importante, seja envolver todos os colaboradores neste processo. No dia a dia são eles que conhecem os detalhes da operação e podem contribuir para o processo de aperfeiçoamento. Isso gera comprometimento da equipe!

7. Flexibilize horários e permita pequenas pausas: Pequenos intervalos durante a jornada de trabalho podem contribuir para um melhor desempenho da equipe. Isso ocorre porque pausas curtas – de 5 a 10 minutos – durante o dia pode ajudar a pessoa a relaxar um pouco, esticar as pernas e o corpo, voltar a se dedicar a atividades e sem perder a concentração. O colaborador pode ir fazer um lanche ou, até mesmo, dar uma volta na rua. Às vezes, o ar fresco pode ser muito benéfico para dar aquele “gás” que faltava para a realização de uma tarefa. Permitir que inicie e finalize o expediente em horários alternativos também costuma gerar bons frutos em termos de motivação e produtividade.

8. Incentive a inovação e a criatividade: Inovar! Enfatize resultados e não atividades. Para buscar resultados diferentes, deve fazer diferente! Então, caso não esteja satisfeito com o resultado auferido, reflita sobre como fazer para melhorar o processo e atingir um melhor resultado? Pensar fora da caixa é uma ótima estratégia!

9. Promova reuniões em pé: promova reuniões com maior frequência, mas com menor duração (no máximo 20 minutos). Devem ser objetivas e terem uma pauta preestabelecida e previamente divulgada aos interessados. Trate de menos assuntos (no máximo 2) e as realize em pé. Assim, o processo de comunicação interna e de tomada de decisão será otimizado, tornando a rotina mais ágil e efetiva.

10. Invista na Gestão de Pessoas: O que determinará o sucesso da equipe são as pessoas. Simples assim! Investir em um boa estratégia de gestão de pessoas e talentos é fundamental para alcançar o êxito. Conhecendo bem a equipe é possível identificar o nível de desenvolvimento de cada um, proporcionando os meios para que o time se desenvolva até que se torne altamente qualificado. Seja um bom líder e utilize as habilidades comportamentais adequadas para uma liderança efetiva. Ouça com atenção, seja claro em suas perguntas e não se prive de arregaçar as mangas e viva a realidade de sua equipe! Quando um colaborador se sente respeitado e valorizado, também sente-se bem em relação a si mesmo e ao seu trabalho, o que é um grande fator motivador.

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